Ovatko tiedot taloyhtiösi vastuuhenkilöistä ajan tasalla kaupparekisterissä?

Hallituksen valinta ei ole julkinen, ennen kuin valitut hallituksen jäsenet on ilmoitettu kaupparekisteriin ja tieto on rekisteröity. Rekisteröimällä valinnan hallitus ja sen jäsenet saavat myös kaupparekisteritiedoista ilmenevän oikeuden edustaa yhtiötä ulkopuolisiin nähden. Toimivaltaa ei tarvitse enää rekisteröinnin jälkeen osoittaa esim. jäljennöksellä yhtiökokouksen pöytäkirjasta.

Hallituksen jäsenten valinnan ilmoittamista kaupparekisteriin ei ole sanktioitu, mutta käytännön syistä on syytä huolehtia valinnan aiheuttamista muutoksista yhtiön hallituksessa heti päätöksenteon jälkeen. Hallitus voi hoitaa tämän itse tai antaa rekisteröinnin isännöitsijän tehtäväksi.

Ulkopuolisella ei ole mahdollisuutta tietää hallituksen kokoonpanoa, jos se poikkeaa kaupparekisteriin merkitystä.

Käytännössä on tullut vastaan tilanteita, joissa kaupparekisteriin merkitty taloyhtiön hallitus koostuu henkilöistä, jotka eivät enää ole elossa tai eivät ole toimineet tehtävässään pitkään aikaan. Tällöin syntyy helposti ongelma siitä, kuka on oikeutettu edustamaan yhtiötä. Jos rekisterimerkintää ei ole päivitetty, yhtiön on pystyttävä osoittamaan hallituksen kokoonpano esimerkiksi yhtiökokouksen pöytäkirjan jäljennöksellä.

Hallituksen on muutoinkin huolehdittava siitä, että kaikki rekisteröitävät tiedot ovat ajan tasalla. Ilmoitettavia tietoja ovat esimerkiksi isännöitsijän vaihtuminen, yhtiöjärjestyksen muutokset ja tilintarkastajien tiedot. Vuodesta 2025 alkaen PRH seuraa näitä entistä tarkemmin, ja rekisteritietojen puutteista voi seurata laiminlyöntimaksu.

Jos hallitukseen valitsematta jäänyt henkilö haluaa poistattaa tietonsa rekisteristä esimerkiksi henkilökohtaisista syistä, hänellä on oikeus ilmoittaa eroamisestaan itse PRH:lle. Erillistä eroamisilmoitusta ei kuitenkaan tarvita, jos taloyhtiö ilmoittaa samassa yhteydessä uuden hallituksen.